Trong nhiều năm qua, việc gửi email vẫn là một trong những công việc quen thuộc nhất của người dùng Internet. Từ mở hộp thư, soạn nội dung, chỉnh sửa định dạng đến nhấn nút gửi, toàn bộ quy trình đều được thực hiện thủ công. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của trí tuệ nhân tạo đang làm thay đổi cách thức này.
Ảnh: TL
Nhờ khả năng kết nối với Gmail thông qua các công cụ tích hợp hoặc tiện ích hỗ trợ, ChatGPT hiện có thể hỗ trợ người dùng thực hiện nhiều bước trong quy trình xử lý email chỉ bằng các câu lệnh ngôn ngữ tự nhiên.
Thay vì tự viết từng nội dung, người dùng chỉ cần đưa ra yêu cầu như gửi biên bản cuộc họp cho đồng nghiệp, phản hồi khách hàng hoặc xác nhận lịch phỏng vấn. Hệ thống AI sẽ tự động tạo bản nháp hoàn chỉnh dựa trên thông tin được cung cấp.
Sau khi nội dung được tạo, người dùng vẫn có thể xem xét, chỉnh sửa và phê duyệt trước khi thư được gửi đi. Cách tiếp cận này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý email, đặc biệt đối với những cá nhân và doanh nghiệp thường xuyên trao đổi công việc qua thư điện tử.
Điểm đáng chú ý của xu hướng mới không chỉ nằm ở khả năng tạo nội dung mà còn ở việc AI bắt đầu tham gia trực tiếp vào các tác vụ thực tế trên ứng dụng.
Trước đây, các công cụ AI chủ yếu đóng vai trò đề xuất hoặc hỗ trợ sáng tạo văn bản. Hiện nay, sau khi được cấp quyền phù hợp, ChatGPT có thể tham gia vào quá trình thực thi công việc như chuẩn bị, quản lý và gửi email thay cho người dùng.
Các tác vụ được đánh giá phù hợp nhất với mô hình này gồm cập nhật thông tin sau cuộc họp, gửi thư chăm sóc khách hàng, chia sẻ thông báo nội bộ, nhắc lịch công việc hoặc xác nhận các cuộc hẹn. Với những tổ chức xử lý hàng trăm hoặc hàng nghìn email mỗi ngày, khả năng tự động hóa có thể góp phần nâng cao hiệu suất và giảm áp lực cho bộ phận hành chính.
Theo các chuyên gia công nghệ, đây là dấu hiệu cho thấy AI đang chuyển dịch từ vai trò công cụ hỗ trợ nội dung sang mô hình "trợ lý hành động", nơi hệ thống không chỉ tạo ra câu trả lời mà còn có thể thực hiện các tác vụ cụ thể trong hệ sinh thái số.
Email được xem là bước khởi đầu trước khi các mô hình tương tự mở rộng sang quản lý lịch làm việc, điều phối nhiệm vụ, tạo tài liệu và hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
Bên cạnh những lợi ích về năng suất, việc giao cho AI xử lý email cũng kéo theo không ít thách thức.
Một trong những hạn chế hiện nay là các tính năng gửi email tự động vẫn phụ thuộc vào công cụ tích hợp hoặc dịch vụ trung gian, đồng thời yêu cầu người dùng cấp quyền truy cập vào tài khoản thư điện tử.
Ngoài ra, AI vẫn có thể tạo ra nội dung chưa hoàn toàn chính xác hoặc chưa phản ánh đầy đủ ngữ cảnh thực tế của cuộc trao đổi. Vì vậy, khâu kiểm tra và phê duyệt của con người vẫn được xem là yếu tố bắt buộc trước khi bất kỳ email nào được gửi đi.
Vấn đề bảo mật cũng nhận được sự quan tâm đặc biệt khi hộp thư điện tử thường chứa nhiều thông tin quan trọng liên quan đến công việc, khách hàng và dữ liệu cá nhân.
Các chuyên gia khuyến nghị người dùng chỉ cấp những quyền truy cập thực sự cần thiết, thường xuyên kiểm tra các ứng dụng được kết nối với tài khoản email và duy trì cơ chế xác nhận thủ công để hạn chế rủi ro phát sinh.
Sự xuất hiện của khả năng gửi email trực tiếp thông qua ChatGPT cho thấy AI đang dần trở thành một giao diện làm việc tập trung, nơi người dùng có thể xử lý nhiều tác vụ số chỉ bằng một cuộc hội thoại. Tuy nhiên, trong giai đoạn hiện nay, hiệu quả của mô hình này vẫn phụ thuộc vào việc cân bằng giữa tốc độ tự động hóa, mức độ bảo mật và quyền kiểm soát của con người.
Bình luận
0