Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 18 sửa đổi, bổ sung một số nghị định nhằm cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính và điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp. Trong đó, nhóm quy định liên quan đến lĩnh vực hộ tịch được đánh giá là bước tiến quan trọng trong việc đẩy mạnh sử dụng dữ liệu điện tử, hạn chế yêu cầu giấy tờ bản giấy như trước đây.

Cụ thể, Nghị định 18 đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch. Điểm đáng chú ý là cơ chế giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch được thiết kế theo hướng dựa trên dữ liệu điện tử, giảm tối đa việc xuất trình bản chính giấy tờ nếu thông tin đã tồn tại trong các hệ thống cơ sở dữ liệu.

Theo quy định mới, người yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch khi thực hiện thủ tục trực tiếp vẫn có trách nhiệm chứng minh nhân thân. Tuy nhiên, với các giấy tờ như hộ chiếu, thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc giấy chứng nhận căn cước, người dân chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản như số giấy tờ, ngày cấp hoặc số định danh cá nhân. Trên cơ sở đó, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ chủ động tra cứu, đối chiếu thông tin thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu liên quan khác.

Trường hợp không thể khai thác được thông tin, hoặc thông tin tra cứu không đầy đủ, không chính xác, cơ quan đăng ký hộ tịch mới yêu cầu người dân xuất trình bản chính giấy tờ để kiểm tra, đồng thời hướng dẫn cập nhật, điều chỉnh dữ liệu theo quy định pháp luật.

Nghị định 18 cũng đơn giản hóa thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân trong các trường hợp đã ly hôn hoặc vợ, chồng đã chết. Người yêu cầu chỉ cần cung cấp thông tin về bản án, quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử, trích lục khai tử; không bắt buộc nộp bản giấy nếu dữ liệu đã có trong hệ thống. Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu và khai thác thông tin từ các cơ sở dữ liệu để giải quyết hồ sơ.

Đối với thủ tục đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử, quy trình xác minh cũng được rút gọn. Công chức tư pháp – hộ tịch sẽ tra cứu thông tin đăng ký trước đây trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để làm căn cứ xác định điều kiện đăng ký lại, thay vì phải yêu cầu xác nhận bằng văn bản từ địa phương nơi đã đăng ký trước đó.

Nghị định số 18 có hiệu lực thi hành từ ngày 15-1-2026, được kỳ vọng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch, đồng thời giảm thời gian, chi phí và phiền hà cho người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính.