4 lý do nên sử dụng chữ ký điện tử

Nhiều công ty có vẻ đang rất tự hào khi đã hoàn thiện nền tảng kỹ thuật số nhưng vẫn phải giải quyết hàng tá công việc hàng ngày liên quan tới giấy tờ. Phần lớn giấy tờ thường cần phải có chữ ký trực tiếp, điều này đòi hỏi người quản lý phải luôn có mặt mới hoàn thiện được các văn bản này.

Giải pháp đơn giản giúp khắc phục vấn đề này chính là chữ ký điện tử hay chữ ký số (eSignature). Trước đây, chữ ký điện tử từng bị coi là ít hoặc thậm chí là không có giá trị và thẩm quyền thay thế cho chữ ký viết tay. Tuy nhiên, với sự phát triển của khoa học công nghệ, điều này đã thay đổi hoàn toàn.

Chữ ký điện tử ngày nay đã có "trọng lượng" về mặt pháp lý ngang bằng chữ ký viết tay thật. eSignature thậm chí có thể cách mạng hóa cách bạn làm kinh doanh, mở ra con đường mới với nhiều lợi nhuận và sự đổi mới hơn.

Đây chính là những lý do vì sao bạn nên sử dụng chữ ký điện tử:

1. Tiết kiệm thời gian

Chỉ cần nghĩ đến khoảng thời gian bạn đã lãng phí cho việc chờ đợi và ký và các văn bản, có thể thấy đó là khoảng thời gian vô cùng quý báu khi bạn có thể dành cho những công việc khác hiệu quả hơn. Việc chuyển sang sử dụng các văn bản ràng buộc về mặt pháp lý kỹ thuật số sẽ giúp quy trình làm việc của bạn thuận tiện hơn. Chữ ký điện tử sẽ giải thoát bạn công việc in tài liệu, ký rồi scan lặp lại nhàm chán, mệt mỏi.

2. Giảm chi phí đầu tư

Công ty của bạn tốn bao nhiêu tiền cho giấy in, mực in và sửa chữa máy in? Ngoài ra, bạn có thể cũng đang phải trả tiền cho một số nhân viên để làm các nhiệm vụ hành chính như in, gửi fax và nộp đơn. Môi trường làm việc kỹ thuật số không cần giấy tờ sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Thậm chí, khoản tiền dành cho việc mua giấy và mực in có thể dành để đầu tư cho những mục đích khác mang lại lợi nhuận tốt hơn. Ngoài ra, tiết kiệm giấy còn là cách giúp bạn bảo vệ môi trường, giảm bớt số cây bị đốn hạ phục vụ cho ngành công nghiệp sản xuất giấy.

3. Mang tới khách hàng trải nghiệm tốt hơn

Những văn bản giấy tờ rườm rà dễ khiến khách hàng cảm giác phức tạp, rắc rối. Hãy số hóa các thủ tục giấy tờ cần thiết và cho phép những người liên quan ký mọi thứ một cách rõ ràng, có trật tự để mang tới trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng của bạn.

4. Tăng hiệu quả công việc

Đưa chữ ký điện tử vào quy trình làm việc cũng đồng nghĩa với việc cải thiện hiệu quả làm việc giữa các đơn vị trong công ty của bạn. Mỗi đơn vị sẽ tiết kiệm hàng giờ, hàng ngày, thậm chí hàng tháng cho việc lập hóa đơn và chạy đi xin chữ ký một khi chữ ký tay được thay thế bằng chữ ký điện tử.

* Mời quý độc giả theo dõi các chương trình đã phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam trên TV Online!